”En styrelse är beroende av att få relevant information om verksamheten för att kunna prioritera och fatta välinformerade strategiska beslut. Det kräver i sin tur ett förtroende mellan styrelsen och dem som har god insyn i verksamheten, som vd och arbetstagarrepresentanter. Ett öppet samtalsklimat i styrelsen skapas genom att ordföranden förmedlar att problem är gemensamma snarare än enskilda personers, och genom att ledamöterna strävar efter att vara lösningsorienterade.”

(Citat ur Idésamling till styrelser för arbete med hälsa och säkerhet, 2020, Karolinska Institutet)

Med finansiering av AFA Försäkring genomfördes ett svenskt forskningsprojekt om bolagsstyrelsers roll för att skapa hälsosamma och säkra arbetsplatser. Forskningsprojektet genomfördes under 2016–2019 vid Karolinska Institutet och finansierades av AFA Försäkring. Syftet med idésamlingen är att ge inspiration till styrelser som vill stärka sitt inflytande över hur arbetet med hälsa och säkerhet bedrivs i verksamheten.

I idésamlingen beskriver forskarna vikten av att ordförande skapar ett samtalsklimat där styrelseledamöter, VD och arbetstagare känner sig trygga med att komma med sina förslag och åsikter utan att bli bemötta kritiskt, skuldbelagda, ifrågasatta eller bestraffade.

Nedan kommer vår konsult Carolin Wilhelms personliga reflektioner utifrån idésamlingen:

Tänk dig en styrelse, arbetsgrupp eller organisation som en levande organism där de beteenden som lyfts i idésamlingen är de som är framträdande. Beteenden som producerar ett defensivt klimat där organismens livskraft utarmas och leder till ytterligare negativ respons så som undvikande, ytterligare skuldbeläggande och letande efter syndabockar. I den miljön lyfter du inte gärna dina goda idéer till förbättring och påtalar brister.

Vilken typ av beteenden leder fram till ett öppet och accepterande samtalsklimat där organismen får näring och bidrar till utveckling och växande?

No alt text provided for this image

Frågan är vilka strukturer som behövs (verktyg, metoder, rutiner, KPI:er osv) som triggar de beteenden som är efterfrågade för att skapa ett öppet och accepterande samtalsklimat?

Som organisationspedagog handleder och coachar jag chefer, ledningsgrupper, arbetsgrupper och styrelser i förändring och lärande mot bibehållen eller ökad hälsa och balans. Jag har också genom åren haft och har ordföranderoller i ideella och ekonomiska föreningar. För att förändring och lärande ska ske behövs bland annat en god lärmiljö. Ett öppet och accepterande samtalsklimat är en del av en god lärmiljö och ur ett pedagogiskt perspektiv ska förutsättningarna finns där för att IN-lärning ska ske, inte bara fokus på vad som ska läras UT.

Hur formerar vi den fysiska miljön i ett styrelserum för att skapa goda förutsättningar för ett öppet och accepterande samtalsklimat? Är det ett traditionellt styrelserum med ett avlångt bord där ordförande sitter på kanten och därmed markerar maktförhållandet i gruppen, eller kan en styrelse samlas i en cirkel av stolar utan bord för att jämna ut maktförhållandet och ta bort de fysiska barriärer som ett bord innebär? Hade det känts naket och blottande? Ja förmodligen, men det är också när vi vågar vara sårbara som vi kan mötas i medkänsla.

No alt text provided for this image

Är jag som leder mötet medveten om mina filter? Vilka antaganden jag gör om mig själv, andra och situationer jag befinner mig i? Vilka värderingar och syften som styr mitt sätt att möta människor, situationer, se på världen och som triggar mig i olika situationer? Kan jag vara medveten om mina filter som automatiskt skapar bedömningar och skuldbelägganden och arbeta för att stärka min egen öppenhet, värme och i tillit? Det är i slutändan inte det jag säger utan det jag gör och utstrålar som gör skillnaden.

Hur checkar vi in i mötet? Kommer vi från alla håll och kanter med förhöjd puls, och kastar oss in i den fasta agendan som styrs av ordförande, eller kan vi starta mötet med att landa och fokusera, ta ett djupt andetag, starta med en inledande reflektion, gå en runda och dela med sig av något positivt som hänt sedan sist. Kan vi lyssna respektfullt tills den som pratar är färdig, utan att avbryta med våra egna idéer och reflektioner och direkt börja debattera?

Om det i en styrelse finns en tystnadskultur, många elefanter i rummet och en obalans i maktstrukturen kan en digital samverkansplattform med möjlighet till anonymitet vara vägen framåt.

No alt text provided for this image

”Tack till er på CCG för att ni mer er introduktion och hur ni modererade våra workshops hjälpte oss att känna oss som team. Och hjälpte oss vara härvarande och centrerade.” (Sektionschef, Arbetsförmedlingen)

Med en digital samverkansplattform kan styrelsen på ett effektivt, inkluderande och tryggt sätt processa fram risk- och konsekvensanalyser, innovationer samt hälso- och säkerhetsstrategier där vi säkerställer att alla får komma till tals och processen leds fram på ett kreativt, medskapande och demokratiskt sätt. Eftersom det är digitalt går det också utmärkt att lägga upp processer online på distans.

Så vad är det som hindrar oss från att arbeta för ett öppet och accepterande samtalsklimat där medskapande, produktivitet och lönsamhet är effekten? Självklart kan det vara brist på kunskap, verktyg, metoder och erfarenhet.

Ibland kan det också vara rädsla och bristen på mod.

För vad händer i ett styrelserum om alla perspektiv helt plötsligt är lika mycket värda, alla får lov att komma till tals och processerna är kreativa och demokratiska? Vad händer om du som ledare går från att ”leda människor så att människor följer” till att ”leda så människor leder”?

No alt text provided for this image

Change the way people work together – Clever Collaboration Group Europe AB